六月十三日至六月二十一日期间，数字校园项目组为学院办公室演示了金智协同办公系统，并与学院办公室和教育技术中心人员进行了充分的需求讨论，在用户业务需求的基础上，经过需求分析和数据整理形成用户需求说明书，在学院办公室的配合下已得到签字确认。协同办公系统用户需求说明书向整个开发期提供关于我院协同办公系统的业务和数据的技术信息和整体描述，成为软件开发的技术基础，也作为系统设计和实现的目标以及测试、验收的依据。
协同办公系统以我院办公信息的采集和处理为中心，覆盖学校办公室日常行政办公各个方面，通过计算机管理信息系统存储、处理和发布学院办公室信息，从而使学校日常办公实现无纸化、自动化和网络化。同时，系统设计时切实从用户的实际需求出发，不仅充分考虑到了系统的安全性、稳定性、高效性、扩展性、灵活性和实用性，而且考虑到了用户的操作习惯，使操作傻瓜化，以达到“人性化设计”的效果。
